בעברי עבדתי בחברת היי טק, זו הייתה חברה לא גדולה שבה עבדנו בצוותים, כל צוות על פרויקט שונה, רוב הפרויקטים הוקמו בשיתוף פעולה עם חברות מחו"ל, והרבה פעמים טסנו לחו"ל במסגרת הפרוייקט.
באופן טבעי רצינו לדעת על התפתחות של פרויקטים שכנים, שהרבה פעמים היו דומים לשלנו עם הבדלים קלים. אולם מלבד שיחה עם מנכ"ל החברה מדי כמה חודשים לא הייתה קיימת אף פלטפורמה מסודרת שתאפשר לנו לקבל תמונת מצב עדכנית ואמיתית על מה שמתרחש בחברה. כתוצאה מכך, הרבה פעמים גילינו שפיתרון שחיפשנו במשך זמן רב היה קיים בפרויקט אחר ויכול היה לחסוך לנו זמן ומאמצים רבים אם רק היינו יודעים עליו.
בנוסף על כך, התחושה הייתה שהמידע שמועבר לנו על ההתפתחות העסקית של החברה אינו מספיק ואינו מדויק.
הזירה נשארה פתוחה לגמרי לספקולציות והשערות, והרכילויות הגיעו לכל מקום, לפעמים עד כדי כך שהמנכ"ל נאלץ לשלוח מייל שמפריך סיפור כזה או אחר, בסופו של דבר זה הגיע לכך שהמנכ"ל אסר עלינו לעצור ולדבר במסדרונות החברה.
אני מניח שהוא ניסה להשיג שליטה על תעבורת המידע בחברה, אבל מה שאותו מנכ"ל לא הבין, הוא שאי אפשר לעצור את הרצון האנושי לדעת.
בכל חברה העובדים צמאים לדעת יותר על מקום עבודתם, הם רוצים לשמוע אם העסקים הולכים טוב, אם נחתמה עסקה גדולה, או חס וחלילה אם החברה עומדת לפני התייעלות ופיטורים. אחרי הכול, יש למצב החברה השפעה ישירה על החיים שלהם.
אבל, בהיעדר מידע שניתן לעובדים מרצון, לרוב העובדים ייצרו את המידע בעצמם, ובעשותם כך הם עלולים לגרום לחברה נזקים בלתי הפיכים. ואם פיסת מידע לא נכונה שכזאת תתגלגל אל מחוץ לחברה הרי שהנזק שעלול להיגרם גובל במשבר תקשורתי גדול שהחברה לא תצליח לצאת ממנו.
לעומת זאת, חברה שתקפיד לשתף את העובדים שלה במידע על הנעשה בחברה, תמנע משיחות המסדרון להסתובב סביב ספקולציות והשערות. ותקבל שליטה על שיחות המסדרון. ככל שנספק לעובדים יותר מידע כך נשלוט טוב יותר על תעבורת המידע בחברה, וכבונוס, העובדים שהופכים מודעים יותר לחברה, מרגישים הזדהות איתה, החברה מתפקדת כגוף אחד, כצוות.
כמו שחברה צריכה לדאוג לתחזק את צי המכוניות, מערך המחשבים והנכסים שלה, כך היא צריכה לדאוג לנכס החשוב ביותר שלה - האנשים.
תקשורת פנים ארגונית הוא מושג עתיק והיום משתמשים במספר כלים בשביל להפיץ מידע בחברות וארגונים, ביניהם: דואר אלקטרוני, עלונים, שיחות עם ההנהלה, פורטל ארגוני. אבל פרסום דיגיטלי מביא לנו מספר יתרונות שעד היום לא יכולנו לקבל, יתרונות משמעותיים שישנו את הדרך שבה הסתכלנו עד היום על תקשורת פנים ארגונית:
? יכולות תיזמון המידע :
מהירות היא כלי מפתח בתקשורת, החשיבות מתבטאת בכך שהמסר מגיע לקהל היעד שעדיין פתוח ומוכן להפנמה של מידע.
רלוונטיות היא כלי מפתח נוסף, לאחר שפג תוקפה של ההודעה, היא תיעלם מעצמה ותחסוך מהעובדים את הצורך לצפות בהזמנה למסיבת חנוכה שנערכה לפני חודש.
הטכנולוגיה מאפשרת לנו תזמון מלא של ההודעות, כך לדוגמה ניתן לתזמן הודעה מסוימת שתופיע רק בזמן ארוחת הצהריים כך שלא תעסיק את העובדים בזמן העבודה.
? סוגי התוכן שניתן להציג:
תוכן הוא זהב, ולכן כל פריט תוכן שיכול לעלות על מחשב יכול להיות מתוזמן ומוצג על המסכים, וכך אנחנו מתקדמים צעד נוסף להסרת המכשול של יצירת תוכן במיוחד בשביל ערוץ התקשורת הפנים ארגונית. אפשר להציג תמונות, וידיאו, אודיו, מצגות, פלאש, טקסט נגלל, אתרי אינטרנט, עדכוני חדשות, RSS ועוד..
? נגישות :
המידע צריך להיות נגיש תמיד, העובד לא צריך להתאמץ ולזכור פרטים קטנים שיפריעו לו במהלך עבודתו, המידע נגיש תמיד במקום ברור ומסייע לו בעבודתו.
? פידבק חיובי לעובד :
העובד מרגיש את ההשקעה הכרוכה בהצבת מסכים שיעזרו לו בעבודתו ויסייעו לו לקבל את התמונה הגדולה, והוא מעריך את זה.
סביבת העבודה היא הגורם המשפיע ביותר על יעילותו של העובד, עם סביבת עבודה מדכאת העובד יתמודד בלספור את השעות וחוסר מוטיבציה מוחלט, ולעומת זאת, מהצד השני, סביבת עבודה נוחה ומתגמלת תשמור על העובד חדור מוטיבציה, מוכן לכל אתגר, ופשוט שמח להגיע לעבודה בבוקר. עובד בסביבת עבודה טובה יתרום יותר לחברה, יגדיל ראש בשביל למצוא פתרונות בעצמו לבעיות שנוצרו, ויגן על החברה שלו בכל הזדמנות.
למה? כי הוא מרגיש שייך, הוא חלק מצוות, מחברה, אם סביבת העבודה שלו מאפשרת לו להרגיש טוב, הוא ייעשה הכול כדי להגן עליה.
ולכן חשוב לשמור על העובד מודע לכך שההנהלה משקיעה בו, היחסים הם של נתינה משני הצדדים, והמינימום של פרסום מידע מצד ההנהלה באופן קבוע מראה על אכפתיות ונותן לעובד פידבק חיובי, וכל זה עוד לפני הכרזות כמו: העובד המצטיין של השבוע או המחלקה היעילה ביותר, שיעשו נפלאות למוטיבציה של העובדים.
? מיקוד קהל היעד :
לפעמים מידע ששייך למחלקה מסוימת הינו מסווג או שפשוט לא מעניין את המחלקות האחרות. מיקוד קהל היעד הוא גורם חשוב בתפיסת תשומת הלב של העובדים, אם תציג מידע לא רלוונטי ולא מעניין תאבד את העניין של העובדים במידע המוצג.
? יצירת מחויבות למשימה :
כשהמידע עדכני ודינמי כל כך, העובד מרגיש מחובר לחברה, הוא תמיד יודע מה קורה מסביבו, תמיד יש לו את התמונה הגדולה בהישג יד, ההנהלה נותנת לו את כל הכלים בשביל להצליח במשימה, ידע והבנה הם חצי הדרך ליצירת מחויבות למשימה.
? שליטה :
על המוצג בכל המסכים ניתן לשלוט ממחשב אחד וגם מחוץ לחברה, גם מרחוק נוכל לקחת לידיים את תעבורת המידע בארגון.
? מיתוג פנימי :
מיתוג הוא עניין ויזואלי, וכידוע, מיתוג חוץ יעיל צריך לעבור קודם בתוך החברה. על מנת להוביל מסע פרסום בתוך החברה, אין יעילה יותר ממדיה דיגיטלית שממחישה ויזואלית את ערכי המותג.
? מראה ועיצוב :
כיום המסכים לא ממלאים רק תפקיד תקשורתי, הם גם משדרים יוקרה וקידמה והם חלק בלתי נפרד מהעיצוב של משרדי חברות. המסכים באופן טבעי מושכים את העין, ונותנים מימד נוסף לעיצוב הפנים.
באופן טבעי רצינו לדעת על התפתחות של פרויקטים שכנים, שהרבה פעמים היו דומים לשלנו עם הבדלים קלים. אולם מלבד שיחה עם מנכ"ל החברה מדי כמה חודשים לא הייתה קיימת אף פלטפורמה מסודרת שתאפשר לנו לקבל תמונת מצב עדכנית ואמיתית על מה שמתרחש בחברה. כתוצאה מכך, הרבה פעמים גילינו שפיתרון שחיפשנו במשך זמן רב היה קיים בפרויקט אחר ויכול היה לחסוך לנו זמן ומאמצים רבים אם רק היינו יודעים עליו.
בנוסף על כך, התחושה הייתה שהמידע שמועבר לנו על ההתפתחות העסקית של החברה אינו מספיק ואינו מדויק.
הזירה נשארה פתוחה לגמרי לספקולציות והשערות, והרכילויות הגיעו לכל מקום, לפעמים עד כדי כך שהמנכ"ל נאלץ לשלוח מייל שמפריך סיפור כזה או אחר, בסופו של דבר זה הגיע לכך שהמנכ"ל אסר עלינו לעצור ולדבר במסדרונות החברה.
אני מניח שהוא ניסה להשיג שליטה על תעבורת המידע בחברה, אבל מה שאותו מנכ"ל לא הבין, הוא שאי אפשר לעצור את הרצון האנושי לדעת.
בכל חברה העובדים צמאים לדעת יותר על מקום עבודתם, הם רוצים לשמוע אם העסקים הולכים טוב, אם נחתמה עסקה גדולה, או חס וחלילה אם החברה עומדת לפני התייעלות ופיטורים. אחרי הכול, יש למצב החברה השפעה ישירה על החיים שלהם.
אבל, בהיעדר מידע שניתן לעובדים מרצון, לרוב העובדים ייצרו את המידע בעצמם, ובעשותם כך הם עלולים לגרום לחברה נזקים בלתי הפיכים. ואם פיסת מידע לא נכונה שכזאת תתגלגל אל מחוץ לחברה הרי שהנזק שעלול להיגרם גובל במשבר תקשורתי גדול שהחברה לא תצליח לצאת ממנו.
לעומת זאת, חברה שתקפיד לשתף את העובדים שלה במידע על הנעשה בחברה, תמנע משיחות המסדרון להסתובב סביב ספקולציות והשערות. ותקבל שליטה על שיחות המסדרון. ככל שנספק לעובדים יותר מידע כך נשלוט טוב יותר על תעבורת המידע בחברה, וכבונוס, העובדים שהופכים מודעים יותר לחברה, מרגישים הזדהות איתה, החברה מתפקדת כגוף אחד, כצוות.
כמו שחברה צריכה לדאוג לתחזק את צי המכוניות, מערך המחשבים והנכסים שלה, כך היא צריכה לדאוג לנכס החשוב ביותר שלה - האנשים.
תקשורת פנים ארגונית הוא מושג עתיק והיום משתמשים במספר כלים בשביל להפיץ מידע בחברות וארגונים, ביניהם: דואר אלקטרוני, עלונים, שיחות עם ההנהלה, פורטל ארגוני. אבל פרסום דיגיטלי מביא לנו מספר יתרונות שעד היום לא יכולנו לקבל, יתרונות משמעותיים שישנו את הדרך שבה הסתכלנו עד היום על תקשורת פנים ארגונית:
? יכולות תיזמון המידע :
מהירות היא כלי מפתח בתקשורת, החשיבות מתבטאת בכך שהמסר מגיע לקהל היעד שעדיין פתוח ומוכן להפנמה של מידע.
רלוונטיות היא כלי מפתח נוסף, לאחר שפג תוקפה של ההודעה, היא תיעלם מעצמה ותחסוך מהעובדים את הצורך לצפות בהזמנה למסיבת חנוכה שנערכה לפני חודש.
הטכנולוגיה מאפשרת לנו תזמון מלא של ההודעות, כך לדוגמה ניתן לתזמן הודעה מסוימת שתופיע רק בזמן ארוחת הצהריים כך שלא תעסיק את העובדים בזמן העבודה.
? סוגי התוכן שניתן להציג:
תוכן הוא זהב, ולכן כל פריט תוכן שיכול לעלות על מחשב יכול להיות מתוזמן ומוצג על המסכים, וכך אנחנו מתקדמים צעד נוסף להסרת המכשול של יצירת תוכן במיוחד בשביל ערוץ התקשורת הפנים ארגונית. אפשר להציג תמונות, וידיאו, אודיו, מצגות, פלאש, טקסט נגלל, אתרי אינטרנט, עדכוני חדשות, RSS ועוד..
? נגישות :
המידע צריך להיות נגיש תמיד, העובד לא צריך להתאמץ ולזכור פרטים קטנים שיפריעו לו במהלך עבודתו, המידע נגיש תמיד במקום ברור ומסייע לו בעבודתו.
? פידבק חיובי לעובד :
העובד מרגיש את ההשקעה הכרוכה בהצבת מסכים שיעזרו לו בעבודתו ויסייעו לו לקבל את התמונה הגדולה, והוא מעריך את זה.
סביבת העבודה היא הגורם המשפיע ביותר על יעילותו של העובד, עם סביבת עבודה מדכאת העובד יתמודד בלספור את השעות וחוסר מוטיבציה מוחלט, ולעומת זאת, מהצד השני, סביבת עבודה נוחה ומתגמלת תשמור על העובד חדור מוטיבציה, מוכן לכל אתגר, ופשוט שמח להגיע לעבודה בבוקר. עובד בסביבת עבודה טובה יתרום יותר לחברה, יגדיל ראש בשביל למצוא פתרונות בעצמו לבעיות שנוצרו, ויגן על החברה שלו בכל הזדמנות.
למה? כי הוא מרגיש שייך, הוא חלק מצוות, מחברה, אם סביבת העבודה שלו מאפשרת לו להרגיש טוב, הוא ייעשה הכול כדי להגן עליה.
ולכן חשוב לשמור על העובד מודע לכך שההנהלה משקיעה בו, היחסים הם של נתינה משני הצדדים, והמינימום של פרסום מידע מצד ההנהלה באופן קבוע מראה על אכפתיות ונותן לעובד פידבק חיובי, וכל זה עוד לפני הכרזות כמו: העובד המצטיין של השבוע או המחלקה היעילה ביותר, שיעשו נפלאות למוטיבציה של העובדים.
? מיקוד קהל היעד :
לפעמים מידע ששייך למחלקה מסוימת הינו מסווג או שפשוט לא מעניין את המחלקות האחרות. מיקוד קהל היעד הוא גורם חשוב בתפיסת תשומת הלב של העובדים, אם תציג מידע לא רלוונטי ולא מעניין תאבד את העניין של העובדים במידע המוצג.
? יצירת מחויבות למשימה :
כשהמידע עדכני ודינמי כל כך, העובד מרגיש מחובר לחברה, הוא תמיד יודע מה קורה מסביבו, תמיד יש לו את התמונה הגדולה בהישג יד, ההנהלה נותנת לו את כל הכלים בשביל להצליח במשימה, ידע והבנה הם חצי הדרך ליצירת מחויבות למשימה.
? שליטה :
על המוצג בכל המסכים ניתן לשלוט ממחשב אחד וגם מחוץ לחברה, גם מרחוק נוכל לקחת לידיים את תעבורת המידע בארגון.
? מיתוג פנימי :
מיתוג הוא עניין ויזואלי, וכידוע, מיתוג חוץ יעיל צריך לעבור קודם בתוך החברה. על מנת להוביל מסע פרסום בתוך החברה, אין יעילה יותר ממדיה דיגיטלית שממחישה ויזואלית את ערכי המותג.
? מראה ועיצוב :
כיום המסכים לא ממלאים רק תפקיד תקשורתי, הם גם משדרים יוקרה וקידמה והם חלק בלתי נפרד מהעיצוב של משרדי חברות. המסכים באופן טבעי מושכים את העין, ונותנים מימד נוסף לעיצוב הפנים.
יגאל שפירא מנהל את Angalia, חברה המתמחה בפתרונות פרסום דיגיטלי
http://www.angalia.co.il
http://www.angalia.co.il
